Email de remerciement professionnel : 6 règles d’or + 5 modèles prêts à l’emploi

Qu’est-ce qu’un email de remerciement ?

Comme son nom l’indique, l’email de remerciement est un courrier électronique que l’on envoie pour exprimer notre gratitude à un interlocuteur pour diverses raisons. Il peut s’agir d’un employeur potentiel qui vous a accordé un entretien d’embauche, un prospect qui vous a donné le temps de dérouler votre argumentaire commercial, un collaborateur ou un de vos pairs qui vous a apporté une aide précieuse dans un projet, une personne qui vous a recommandé, un partenaire qui vous a accordé sa confiance, etc. Il s’agit donc, avant tout, d’un message de reconnaissance sincère, authentique, qui vient du cœur. Mais l’intérêt de cet email dépasse le simple acte de politesse :

• Il contribue à votre Personal Branding, ou image de marque personnelle. Vous vous forgez la réputation d’un professionnel courtois, respectueux et reconnaissant… des qualités qui valent de l’or dans le monde de l’entreprise.

• Parfois, l’email de remerciement permet d’officialiser (ou de semi-officialiser) un accord verbal.

• L’email de remerciement peut également servir de récapitulatif, résumant les principaux points des échanges antérieurs. Il permet donc de confirmer les décisions prises et les prochaines étapes, le cas échéant.

6 règles d’or pour un email de remerciement dans les règles de l’art

Vous êtes amené à rédiger un email de remerciement et vous craignez la fausse note ? Suivez simplement ces 6 règles d’or !

#1 La retenue, le tact et la pertinence

Si vous ne devez retenir qu’un seul conseil pour rédiger votre email de remerciement, le voici : n’en faites pas trop. Se noyer dans un langage lourd, sirupeux et mielleux, c’est risquer de mettre votre interlocuteur mal à l’aise. C’est sans doute le meilleur moyen pour décourager un employeur, un client potentiel ou un partenaire de donner suite à vos échanges. Inutile de réinventer la roue en abusant de superlatifs et d’envolées lyriques. La retenue, le tact et la pertinence seront vos meilleurs alliés. Attention toutefois à ne pas tomber dans l’autre extrême. L’idée n’est pas non plus d’envoyer un télégramme avec un simple « Merci ».

Restez simple, et adoptez un ton en phase avec la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur. Ne jouez pas un rôle. Restez vous-même. Appuyez-vous sur les exemples à la fin de cet article pour vous inspirer.

#2 La personnalisation, cela va de soi

Lorsqu’il s’agit de démontrer l’impact de la personnalisation sur les campagnes d’emailing, les études se suivent et se ressemblent. Certes, nous sommes ici dans un cadre différent, mais l’objectif est le même : favoriser l’ouverture et la réponse à l’email de remerciement. En l’espèce, la personnalisation coule de source car à priori, vous vous adressez à une personne que vous connaissez personnellement. Faites donc en sorte de vous adresser à votre interlocuteur avec son nom et son prénom, dans le corps de l’email et éventuellement dans l’objet. Une étude signée Yesmail qui a porté sur 7 milliards d’emails explique que les objets personnalisés boostent le taux d’ouverture de 58 %. Il serait dommage de vous en priver !

#3 Un email court, à une exception

Ne perdez pas de vue l’objectif : remercier votre interlocuteur pour son temps, son aide, sa recommandation, etc. En règle générale, vous n’avez pas besoin de plus de deux ou trois phrases pour exprimer votre sentiment de gratitude et votre reconnaissance. L’idée est de remercier votre interlocuteur, pas de lui faire perdre son temps ou de le frustrer avec un pavé qu’il ne lira probablement pas.

Dans une étude inédite, Boomerang a analysé plus de 40 millions d’emails envoyés. Logiquement, ce sont les emails courts, qui font entre 50 et 100 mots, qui génèrent le plus de réponses. Dans un contexte où les boîtes de réception ressemblent davantage à des ruches grouillantes qui ne connaissent pas de répit, votre interlocuteur appréciera votre brièveté et votre pertinence.

Seule exception à cette injonction : les emails de remerciement qui doivent récapituler de longs échanges verbaux. Dans ce cas, il est légitime de « sacrifier » la brièveté au nom de l’exhaustivité, surtout si l’enjeu est de taille.

#4 L’email de remerciement ne doit pas « clore » les échanges

Quel que soit le motif qui vous pousse à témoigner de votre gratitude à votre interlocuteur, votre email de remerciement ne doit pas donner un point final aux échanges. Faites en sorte de finir sur une ouverture. Par exemple, si vous souhaitez remercier un partenaire pour une mise en relation ou une recommandation, vous pouvez par exemple conclure votre email en lui promettant de l’informer de l’issue de votre échange avec la troisième personne, s’il le souhaite.

#5 Signez votre email de remerciement

Votre interlocuteur doit être en mesure de vous identifier, que ce soit avec vos nom et prénom ou votre poste, mais aussi de vous contacter autrement qu’en répondant à votre email. Il peut s’agir de votre numéro de téléphone, de votre compte LinkedIn ou, si vous êtes très occupé, d’un lien vers votre agenda électronique (via Calendly par exemple).

Si vous ne disposez pas d’une signature d’email professionnelle, c’est peut-être l’occasion d’y remédier ! En effet, ce petit ajout à votre email cumule les bons points :

• Les signatures email donnent un cachet professionnel à votre message ;

• Elles facilitent et encouragent le contact direct ;

• Elles permettent de diffuser des informations dans l’ensemble de vos emails. Vous pouvez par exemple y insérer une bannière sur un événement que vous organisez ;

• Les signatures email donnent un aperçu sur votre personnalité, car elles permettent de faire preuve de créativité sur les couleurs, les images, les dispositions et le texte… ce qui n’est pas forcément le cas du corps de l’email ;

• Les signatures email peuvent drainer du trafic vers vos profils sur les réseaux sociaux, ce qui peut vous amener de nouveaux followers et une audience qualifiée.

#6 Les listes à puces vous veulent du bien !

Les listes à puces sont des éléments incontournables du business writing. Elles permettent d’organiser les informations et de faciliter la lecture… tout en facilitant la rédaction ! N’hésitez donc pas à vous en servir pour résumer des points, lister des documents, énumérer des étapes, etc. Voici quelques conseils :

• Ne dépassez pas deux lignes par élément de la liste.

• Si vous en avez la possibilité, faites en sorte que les lignes aient la même longueur. C’est plus harmonieux, plus équilibré et plus agréable pour le lecteur.

• Mettez les premiers mots de chaque ligne en gras pour créer deux niveaux de lecture : si votre interlocuteur est occupé, il pourra simplement lire ces « titres » sans aller plus loin.

• En règle générale, on conclut chaque ligne de la liste à puces par un point s’il s’agit d’une phrase complète, ou par un point-virgule s’il s’agit d’une phrase incomplète.

• Numérotez votre liste s’il s’agit d’éléments organisés chronologiquement.

• Attention au formatage de la ligne qui vient après la liste à puces. Elle doit être séparée du dernier élément de la liste par une ligne vide, et commencer plus à gauche de la liste, sans alinéa.

5 exemples d’emails de remerciement selon la situation

Dans la partie pratique, nous vous proposons 5 exemples d’emails de remerciement pour témoigner de votre reconnaissance à un futur employeur, un client fidèle, une de vos connaissances qui vous a recommandé à un client potentiel, etc.

#1 Exemple d’email de remerciement après un entretien d’embauche

Vous venez de passer un entretien d’embauche, et les choses se sont plutôt bien déroulées. Vous souhaitez marquer le coup et envoyer un email de remerciement à votre potentiel futur employeur. Voici deux exemples pour vous inspirer, à personnaliser selon votre situation.

« Mme ou M. (nom de votre interlocuteur),

Suite à notre entretien du [date], je souhaite vous remercier pour le temps que vous m’avez accordé. J’espère que cet échange vous a permis de mesurer ma motivation pour rejoindre [nom de l’entreprise] en tant que [poste pourvu].

Dans l’attente d’un retour que j’espère favorable, veuillez agréer ma considération distinguée ».

#2 Exemple d’email de remerciement suite à une embauche

Après votre entretien, vous avez reçu une réponse favorable par email ou par téléphone. Pourquoi ne pas envoyer un petit email de remerciement à votre futur employeur pour lancer cette nouvelle aventure sur de bonnes bases ? Essayez de montrer votre enthousiasme et votre motivation, sans toutefois aller dans les superlatifs. Évitez ces phrases que nous avons malheureusement croisées plusieurs fois :

• « Je vous serai reconnaissant toute ma vie de m’avoir recruté » ;

• « Merci infiniment, vous n’allez pas le regretter » ;

• « Je serai l’employé modèle, je vous le garantis » ;

• « Merci de m’avoir permis de décrocher l’emploi de mes rêves, je vous rendrai fier ».

Dernier conseil : votre futur employeur est sans doute débordé. Faites en sorte que votre email de remerciement ne nécessite pas forcément une réponse. Voici un exemple, à adapter à votre besoin.

« Madame ou Monsieur le Directeur des Ressources Humaines,

Je me permets de vous écrire ce court message pour vous remercier une nouvelle fois d’avoir retenu ma candidature et vous renouveler ma motivation pour mener à bien les missions que vous me confierez à partir du (date de prise de fonction).

Merci pour votre confiance et à très bientôt.

Bien à vous ».

#3 Exemple d’email de remerciement après une mise en relation

Une connaissance, une relation professionnelle ou un pair vous a mis en relation avec un client ou un partenaire potentiel. Vous souhaitez lui adresser un email de remerciement pour lui témoigner de votre reconnaissance. Voici un exemple.

« Bonjour (nom de votre interlocuteur),

J’espère que vous allez bien.

Je souhaitais simplement vous remercier pour la mise en relation avec (nom de la personne). Nous partageons effectivement un vif intérêt pour (thématique), et nos premiers échanges sont très prometteurs. Je vous tiendrai informé sur la suite des événements.

Bonne journée ».

#4 Exemple d’email de remerciement après une recommandation

Un de vos clients les plus fidèles vous a recommandé à une de ses connaissances professionnelles ? Excellent ! Cela en dit beaucoup sur la pertinence de votre proposition de valeur et (surtout) la qualité de votre service client. Saisissez cette occasion pour témoigner votre gratitude à cet ambassadeur, y compris lorsque votre programme de fidélité prévoit des avantages commerciaux en cas de recommandation. Voici un exemple

« Cher (nom du client),

Il y a très exactement (nombre d’années d’ancienneté du client), (nom de l’entreprise) nous a confié ses enjeux en matière de (problématique). Nous sommes comblés par la confiance que vous continuez à nous accorder après toutes ces années, au point de nous recommander à vos contacts. Nous continuerons à mobiliser nos efforts au service de votre performance.

Avec toute notre gratitude

(nom de votre entreprise) ».

#5 Exemple d’email de remerciement après un rendez-vous client

Au terme d’un meeting pendant lequel vous avez présenté l’offre de votre entreprise, vous souhaitez remercier le prospect qui vous a accordé du temps et qui vous a posé des questions pertinentes. Vous souhaitez également en profiter pour relancer le prospect sans vous montrer insistant, tout en vous assurant qu’il dispose de toutes les informations dont il a besoin pour prendre sa décision. Intégrez un court résumé des différentes composantes de votre présentation dans le corps de l’email, et proposez un PDF de la présentation en pièce-jointe. Si certaines des questions de votre prospect sont restées sans réponse pendant le meeting, profitez-en pour y répondre. Voici un exemple.

« Bonjour (nom),

Je tenais à vous remercier pour le temps que vous m’avez accordé (date). J’espère que ma présentation vous a aidé à avancer dans votre réflexion. Pour rappel, nous avions passé en revue les éléments suivants :

• Je vous ai détaillé les avantages attendus de notre produit dans le contexte de votre problématique, notamment au niveau de (détailler la problématique et les pain points en utilisant le verbatim de votre interlocuteur) ;

• Je vous ai proposé une démonstration de notre solution, avec notamment (détailler les fonctionnalités) ;

• Votre équipe m’a posé des questions importantes à propos de (thématique). Je vous adresse mes réponses dans la pièce-jointe n°1 ;

• Nous avions convenu d’un deuxième rendez-vous (date et heure), avec (personnes concernées).

Vous trouverez enfin le PDF de la présentation en pièce-jointe n°2.

N’hésitez pas si vous avez besoin d’informations complémentaires. Je suis joignable par email et par téléphone, au (numéro de téléphone).

Au plaisir d’échanger à nouveau !

Bonne journée. »